この記事は、職場でのミスで落ち込みすぎるHSPむけに書かれています。
仕事でミスをした後の具体的な対処法、そもそもミスを起こさないための環境づくり・業務の工夫、ミスしたときメンタルケアまで、実践的な3つの柱にわけて解説します。
HSPはなぜミスをしたときに落ち込みやすいのか？
なぜHSPはミスをすると落ち込みやすいのでしょうか？
そもそも、HSPとはうまれたときから感覚処理の敏感さがたかい人を指し、周囲の刺激や他人の感情につよく反応しやすい特徴があります。
ふかく物事を考える・共感力がたかい・小さな変化に気づく反面、騒音や急な対応、批判にたいして疲れやすく落ちこみやすいという側面が仕事でのミスとかさなると悪循環をうみます。
また、刺激や他者の評価をふかく処理するため、注意された経験や失敗の記憶がのこりやすく、反芻（なんども考えなおすこと）をしやすい傾向があります。
反芻はネガティブ感情をふやし、集中力低下や睡眠障害につながることもあるため、ミス→落ち込み→次のミスという連鎖がおこりやすくなります。
HSPが仕事のミスを減らし、落ち込みすぎるのを防ぐ3つの柱
ここからは、HSPが仕事でミスを減らすための3つの柱を紹介します。
それは「職場環境のみなおし」、「業務プロセスと時間管理の工夫」「感情の切り替えとメンタル対策」の3つです。
ここからは、それぞれの対策を詳しく説明していきます。
柱１：職場環境のみなおしてミスを防ぐ
机のうえには必要なもの以外おかない
机のうえに仕事以外のものがあるとそのものを見たときに「これは〇〇だ」と、仕事に関係のない思考がうかんでしまい集中力が切れてしまいます。
オカラー加えて今とり組んでいる仕事とは別の仕事内容の書類も、おかない方がいいよ！
頭に今作業している仕事はべつの仕事が入ってきて、マルチタスクになり仕事の効率が落ちてしまうからです。
オカラー私も仕事中のデスクには、水筒・PC・筆記用具しかおいていません。
たまに上司がわたしのデスクに、決済した書類をおくことがあります。
その書類が今作業中の仕事は関係のないものだったら、ファイルに収納して視界に入らないようにしています。
在宅ワークを活用する
会社で仕事すると周りの人の視線や動き・環境音が気になって仕事に集中できない人は、在宅が活用できる環境であれば進んで使ってみましょう。
在宅ワークだとHSPにとってこんなメリットがあります。
- 自分が毎日過ごす部屋で仕事できる→緊張感やプレッシャーを感じにくい
- 周りに人がいない→自分の仕事に黙々集中できる
- 通勤の満員電車による疲れがない。
わたしの経験上、金曜日は1週間の疲れがたままっているので、判断力・集中力も落ちていてミスしやすいです。
そんな時こそ在宅ワークを活用して、仕事に集中しやすい環境を作りましょう。
■ 柱2：業務プロセスと時間配分をみなおしてミスを防ぐ
タスクをカレンダーに登録しておく
仕事中にタスクが次々に入ってきて、タスク処理が追いつかない・どののタスクやろう….?と考えるうちに忘れることがあります。
これを防ぐため、「このタスクは10/9の14時から1時間で終わらせる」とカレンダーに登録することがおすすめです。
オカラーカレンダーは会社に共有でも良いしプライベート用のものどちらでもOK!
ただ、デジタルカレンダーの方が編集が簡単なのでオススメです。
会社の部署などで、共有しているカレンダーに登録すれば次のメリットがあります。
- タスクの抜けもれがなくなる
- ほかの人によってタスクを入れられず、そのタスク処理に集中できる
- カレンダーにそのタスクに関するメールや書類のURLをはり付けられる
→タスクに取りかかる時に書類をさがす手間がなくなる
適度に休憩をとる
「集中力の限界は90分？ 集中できないときに試したい効果的な休憩方法と勉強法」よると人が集中力をたもてるのは最大90分だそうです。
そこで適度に休憩することで集中力ぎれをふせぎ、正確な作業を長時間つづけられます。
オカラー私も仕事中は1時間に1回お手洗いに行ったり、飲み物を買いに行ったりして休憩しています。
また作業が終わってミスがないか見直しをする前に、休憩することもオススメです。
その理由はこちらです。
- 人は同じものを見続けると、間ちがいに気づけなくなるから
- 作業で疲れた脳は早く終わらせたいというモードに入る
→この状態だと見るだけの見直しになってしまい意味がない
休憩をはさむことで脳のなれや疲れをリセットでき、自分の作業内容を他者の目で見直すことができます。
結果、ミスに気づきやすくなるのです。
仕事のメモを残しておく
私の職場では、ほとんどの仕事に手順書があり、わからないときは手順書を参考にしています。
しかし、そこに書いてある手順書の内容がざっくりしていて、細かい部分の進め方が分からず、先輩に聞くこともよくあります。
そして解決したら、今回分からなかった細かい部分の進め方は、メモに残すようにしています。
オカラー次その仕事をする時に、先輩がいなかったり、手順書が不完全でもミスなく進められるからです。
もしくは、手順書を見て「この内容だったらもっと分かりやすくなるかな」と思ったら、先輩に手順書を修正していいか聞いてみましょう。
修正して手順書がさらに分かりやすくなれば、今後異動してくる人や職場のみんなにも役立つので、一石二鳥です。
テンプレのストックを残しておく
仕事の中には、ルーティン化されているものも多くあるはずです。
- 毎月の初め・月末にやる仕事
- 取引先におくるメールの文章内容・チャットの内容
- 有給申請・残業申請するときの申請理由
- 電話対応で状況別につかうメッセージ
使うことが分かっているメッセージはテンプレとしてまとめておくと、すぐ使えるので誤字脱字をふせぐことができます。
チェックリストの作成
例えば、Aという仕事で「書類の宛先を間違えた」「書類は片面印刷しなきゃいけないのに両面印刷してしまった」というミスをしたとします。
そしたら、メモに「A」という見出しを書き、その下に「書類の宛先が間違っていないかチェックする」「書類の印刷設定が間違っていないか」というチェックリストを作ります。
次にAの仕事をする時に、そのチェックリストを見ながら進めれば、前と同じミスをせずに進めることができます。
チェックリストはさまざまなツールで作成できますが、個人的にはExcelかGoogleスプレッドシートがオススメです。
- 画面のスクリーンショット・URLをはり付けられる
- シートを無限にふやせて分類しやすい
- 検索や置換機能で編集がかんたん
１日の予定を見てスケジュールをかえる
その日によって仕事のスケジュールは変わってくることがほとんどです。
オカラーそのためその日のスケジュールによっては自分の行動を変えないと、遅刻・準備不足などのミスが起こりやすいです。
| ケース | 普段 | こんな場合 | 変える行動 |
|---|---|---|---|
| 昼休憩のすごし方 | 昼ごはんはゆっくりたべて休憩終わるまで昼寝をする。 | 休憩後に会議室で ミーティングがある | 休憩終了10分前には移動しはじめる。 |
| 始業直後の仕事内容 | 未読のメールを読むことに時間をつかっている | 午前にクライアントとの会議がある | 会議でつかう資料の読み込みに時間をつかう |
オカラー私も昼休みにボーッとしすぎていて、昼休み直後のウェブ会議に5分遅刻したことが…..
以来ウェブ会議がある日の昼休みは、終了5分前にイヤホンをPCにさして会議にすぐ入れるようにしています。
業務ごとにつかう書類をフォルダでまとめる
仕事の書類で書式はおなじでも、プロジェクトごとに書かれている内容がちがう書類を管理しなければいけないときがあります。
例＞おなじ形式の提案書を2枚もっている。1枚はXXX社の提案書、もう1枚はYYY社の提案書
このような書類を同じフォルダで保管すると、これから行う業務とは違う業務の書類をまちがって使う可能性があります。
急いでいる時は、書式がにていると『XXX社への提案資料はこれだ』という思いこみから、誤ってYYY社の資料を取りだすおそれがあります。
これを防ぐためにも書類は、業務ごとに別々のファイルで保管しましょう。
オカラーまた使い終わった書類は、グループで共有している保管用フォルダにすぐ移しましょう。
じぶんの手元には進行中の業務に関係する書類だけのこり、ちがう書類を使うミスがへります。
■ 柱3：感情の切りかえとセルフケアを行いミスを防ぐ
ミスしたときのシナリオを想定する
HSPさんは完璧主義・他者からの評価に敏感なかたも多いため、ミスしたときの急な対応に焦る・ミスしたときの記憶を何度も引きずりやすい傾向があります。
オカラー私も週末の定時前に提出した資料が正しいか不安になり、土日も「もし正しくなかったらどうしよう…..」と考えつづけたことが….。
そんな時は、ミスしたとき自分はどんな行動を取ればリカバリーできるかというシナリオを考えてみましょう。
ミスしたときに自分がすべきことが明確になれば、こんなメリットがあります。
- ミスした時もやるべきことがわかっているので、落ちついて対応できる
- 対策をしっかりたてたので、頭をきり替えられて休日をすごせる
オカラー私もミスしたかもしれない、でも明日の会社に行かないとわからない内容の時は、チャットにミスした時の自分の行動パターンをメモにして残しています。
するとミスした記憶を考え続けることがなくなり、ネガティブな感情になる時が減りました。
事実と感情をわける
HSPさんは物事を深く考えるため思い込みをおこしやすいです。
- 会議で自分が発言した後、周りのひとの反応がうすかった。
→「自分の発言内容が悪かったのかな……」という思いこみをする。 - 同僚にあいさつしたらへんじが返ってこなかった
→「気づかぬうちに何か嫌な事したかなぁ。」という思いこみをする。
思いこみ自体悪くないですが、思いこみにずっと囚われていると、今すべき仕事に集中できずミスを起こします。
これを防ぐために思い込みをしたときは、その思い込みが本当に正しいと言える事実はあったのかと考えるようにしましょう。
オカラーさきほどの思い込みの例「会議で自分が発言した後、周りの人の反応がうすかった。」で考えると、でこんな感じです。
- 自分が発言した後、周りの人から「あなたの発言は納得できません。」と言われた
→反応が薄かったのは、自分の発言内容が不十分だったと判断できる - 何も言われなかった
→周りの反応は、自分の発言内容に対してなんとリアクションするべきかわからなかったという可能性もある。
断定できない
だれかに相談する
今まで紹介した方法はひとりでもできますが、それでもミスを引きずってしまうときは、職場や家族の人に相談することも有効です。
オカラー私も仕事でミスをした時に、先輩に「この仕事でこんなミスを起こしてしまいました。」と話しました。
すると先輩は、「こんな工夫をするとミスが減るよ」「新人の頃は私も同じミスをしたよ」と、アドバイスや励ましの言葉をくださいました。
だれかに相談すると、自分だけでは考えつかなかった考えを得ることができ、今後の自分の成長につながります。
またミスを社内共有すると、「他の人もそのミスを起こす可能性があるから」という理由で、組織全体でミスをなくす動きが起こる場合もあります。
HSPのわたしがミスしやすい時間帯 【経験談】
ここからは、HSPのわたしが仕事でよくミスをする時間帯を紹介します。
定時前
定時前はこのような理由からミスをおこしやすいです。
- 定時前に同僚から仕事を任される
→早く帰れると思ったのにという怒り＋早く終わらせて帰りたいという焦りからミスしやすい - 切りのいいところまで作業終わらせないと帰宅してもモヤモヤする
→早く帰りたいからスピード重視できりのいいところまで進める
→翌朝見直すとミスに気づき、やり直すことに
週初め
休日明けは仕事から2、3日はなれているため、出社時に先週の仕事内容を覚えていないことが多いです。
そのため、仕事に使う書類を間違えたり、やるべき事を忘れることがあります。
対策としては金曜日に、休日明けの仕事内容と必要な物をメモに残しておきましょう。
休日は好きなだけ仕事内容を忘れていても、メモを見るだけですぐに思い出せ、行動に移せます。
締切直前
提出物の締切直前で、作成し終わっていないと、「早く終わらせなきゃ」「とりあえず出さないと」と焦るため、見直しが甘いまま提出しがちです。
そして上司のチェックが終わり返却されると、修正点をいくつか説明されます。
修正点にも、「①今の自分の業務知識では気付けなかったミス」と、「②今の自分でも、よく見直せば防げたミス」という2パターンが存在します。
オカラー②があると、「もっとしっかり見直しすればなあ」と思います。
まとめ ミスは次への成長材料
今回はミスで落ち込みやすいHSPさんへ、ミスをしたときの対処法・ミスをしないための対策法を紹介しました。
オカラー仕事は、ミスがないことが理想です。
ただ、人間である以上ミスは起こってしまいます。
なので、ミスをしたら落ち込み続けるのではなく、次ミスしないためにどうすればいいか考え、行動することが大切です。
この記事で、HSPさんが仕事のミスで落ち込むことが減れば幸いです！。
